Kişisel Verilerin Korunması — Aydınlatma Metni

Son güncelleme: 01.08.2026 · 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında

1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

AOS (Association Operating System), sivil toplum kuruluşlarının — dernek, vakıf, oda, borsa, federasyon ve birliklerin — yönetişim süreçlerini yürüttüğü çok kiracılı bir yazılım hizmetidir (SaaS). Bu yapıda iki ayrı rol bulunur:

• Hesap verileriniz bakımından veri sorumlusu: platformu işleten STK-AOS.ORG (“Platform”). Kayıt sırasında verdiğiniz ad soyad, e-posta ve kuruluş bilgileri bu kapsamdadır.
• Uygulamaya işlediğiniz üye ve toplantı verileri bakımından: veri sorumlusu, hesabı açan ve veriyi giren kuruluşunuzdur. Platform bu veriler için KVKK anlamında yalnızca veri işleyendir; verileri kuruluşun talimatı dışında hiçbir amaçla kullanmaz. Ayrıntılar Kullanıcı Sözleşmesi ekindeki Veri İşleme Protokolü'nde düzenlenmiştir.

Platform yöneticisinin erişimi. Platformu işleten STK-AOS.ORG'ın yetkilendirdiği sistem yöneticileri, kuruluşların kullanıcı hesaplarını (ad soyad, e-posta, rol ve hesap durumu) görebilir; destek ve güvenlik gereği yetki değişikliği yapabilir, parola sıfırlayabilir ve hesabı kullanıma kapatabilir. Bu işlemler kuruluşun denetim izine ve sistem günlüğüne kaydedilir. Erişim hesap yönetimiyle sınırlıdır ve kuruluşun içeriğine (üye kayıtları, tutanaklar, belgeler) yönelik bir izin doğurmaz.

2. İşlenen Kişisel Veriler

• Hesap ve kimlik doğrulama verileri: ad soyad, e-posta adresi, parola (geri döndürülemez şekilde özetlenmiş/hash'lenmiş olarak), kuruluş adı.
• Kullanım ve güvenlik kayıtları: giriş denemeleri ve veri değiştiren işlemlere ait tarih/saat, IP adresi ve işlem bilgisi. Bu kayıtlar hesap güvenliği ve sistem sağlığı için tutulur; başarılı okuma işlemleri kaydedilmez.
• Kuruluş tarafından işlenen içerik verileri: üye kayıtları, toplantı tutanakları, yoklama çizelgeleri, kararlar, aksiyonlar ve yüklenen dokümanlar. Bu verilerin hukuka uygun toplanması ve ilgili kişilerin aydınlatılması, veri sorumlusu sıfatıyla kuruluşun yükümlülüğündedir.
• İletişim verileri: davet, parola sıfırlama ve duyuru e-postaları için e-posta adresi.

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

• Üyeliğin kurulması ve hizmetin sunulması — KVKK m.5/2(c): sözleşmenin kurulması ve ifası.
• Hesap güvenliği, yetkilendirme ve denetim izi — KVKK m.5/2(f): meşru menfaat.
• Hizmete ilişkin zorunlu bilgilendirmeler (davet, parola sıfırlama) — sözleşmenin ifası.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi — KVKK m.5/2(ç).

4. Verilerin Aktarılması

• E-posta iletimi: davet, bildirim ve duyuru e-postaları, kuruluşun kendi tanımladığı e-posta sunucusu ya da platformun STK-AOS.ORG altyapısı aracılığıyla iletilir; bu kapsamda alıcı adresi ve ileti içeriği sağlayıcıya aktarılır.
• Yapay zeka özellikleri: kurumsal hafıza asistanı, yalnızca kuruluş kendi tercihiyle harici bir yapay zeka sağlayıcısı yapılandırırsa çalışır ve bu durumda sorgu kapsamındaki metin o sağlayıcıya kuruluşun talimatıyla iletilir. Yapılandırılmadığında hiçbir veri dışarı gönderilmez.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yalnızca hukuken zorunlu hâllerde ve usulüne uygun talep üzerine aktarım yapılabilir.
• Kişisel veriler bunlar dışında üçüncü kişilere satılmaz, kiralanmaz, pazarlama amacıyla paylaşılmaz.

5. Saklama ve Güvenlik

• Her kuruluşun verisi kendi yalıtılmış alanında tutulur; her kayıt kuruluş kimliği taşır ve her sorgu bu kimlikle sınırlanır.
• Kayıtlar fiziksel olarak silinmek yerine arşivlenir (mantıksal silme); kritik değişiklikler kim ve ne zaman bilgisiyle denetim izine yazılır.
• Parolalar geri döndürülemez şekilde özetlenerek saklanır; parola sıfırlama bağlantıları kısa ömürlü ve tek kullanımlıktır.
• Üyeliğin sona ermesi hâlinde veriler, Kullanıcı Sözleşmesi ve ilgili mevzuattaki süreler dikkate alınarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. KVKK m.11 Kapsamındaki Haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı info@stk-aos.org adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

Not: Uygulamaya işlediğiniz üye ve toplantı verilerinin ilgili kişileri (örneğin kuruluşunuzun üyeleri), KVKK haklarını veri sorumlusu sıfatını taşıyan kuruluşunuza yöneltmelidir.